FORMASI KEPEGAWAIAN

Kata formasi berasal dari bahasa Belanda Formatie dan bahasa Inggris Formation yang berarti susunan. Berdasarkan Undang-Undang Pokok Kepegawaian No. 8 tahun 1974 menetapkan formasi Pegawai Negeri Sipil di kalangan pemerintah dijelaskan bahwa:
Formasi adalah Jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan suatu satuan organisasi ditetapkan dalam suatu formasi untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang harus dilaksanakan, dengan tujuan agar unit organisasi itu mampu melaksanakan tugasnya secara berdaya guna, berhasil guna dan berkelangsungan. Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan, oleh karena itu organisasi harus selalu disesuaikan dengan perkembangan tugas pokoknya.

Formasi kepegawaian adalah penentuan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri sipil diperlukan untuk melaksanakan tugas pokok ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. sedangkan peraturan pemerintah No. 5 tahun 1979 pasal 1 menjelaskan lebih lanjut, bahwa formasi kepegawaian adalah jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh susunan organisasi Negara untuk melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu, ditetapkan oleh menteri yang bertanggung jawab dalam bidang penerbitan dan penyempurnaaan Aparatur Negara.

PENGADAAN PEGAWAI

Pengadaan Pegawai adalah Kegiatan untuk mengisi formasi yang lowong. Pada umumnya formasi yang lowong disebabkan adanya PNS yang berhenti, pensiun, meninggal dunia atau adanya perluasan organisasi yang kemudian ditetapkan dalam keputusan Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara. Pengadaan pegawai disusun berdasarkan kebutuhan, baik dalam arti jumlah maupun kompetensi jabatan yang diperlukan dan setiap WNI mempunyai kesempatan yang sama tanpa membedakan jenis kelamin, suku, agama, ras, golongan atau daerah untuk melamar menjadi CPNS setelah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.

A.    Persyaratan dan kelengkapan berkas yang harus dipenuhi pelamar

1.      Warga Negara Indonesia

2.      Berusia serendah-rendahnya 18 tahun dan setinggi-tingginya 35 tahun pada saat diangkat sebagai CPNS,

Catatan :

Pengangkatan sebagai CPNS dapat dilakukan bagi mereka yang melebihi usia 35 tahun khususnya bagi Tenaga Honorer yang telah mengabdi pada Pemerintah Daerah/Pemerintah Pusat secara terus menerus, persyaratannya mengacu pada Peraturan Pemerintah yang berlaku.

3.      Mengajukan surat lamaran yang ditulis dengan tangan sendiri dalam kertas bermaterai Rp. 6.000,- (sesuai dengan ketentuan) dan ditujukan kepada Pejabat Pembina Kepegawaian dengan melampirkan :

a.  Sehat jasmani dan rohani serta tidak mengkonsumsi/menggunakan narkotika,    psikotropika, precursor dan zat adiktif lainnya yang dibuktikan dengan surat asli Surat Keterangan Kesehatan dari dokter Pemerintah;

b.   Berkelakuan baik yang dibuktikan dengan asli Surat Keterangan Kelakuan Baik dari Kepolisian setempat;

c.  Tingkat pendidikan sesuai dengan yang dipersyaratkan yang dibuktikan dengan fotocopy ijazah terakhir yang telah disahkan oleh Pejabat yang berwenang;

d.  Telah terdaftar sebagai pencari kerja yang dibuktikan dengan Kartu tanda pencari kerja dari Departemen/Dinas Tenaga Kerja setempat;

e.   Identitas diri yang dibuktikan dengan pasfoto hitam putih ukuran 3 x 4 sebanyak 5 lembar;

f.     Melampirkan daftar riwayat hidup sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

g.    Melampirkan surat pernyataan tentang :

·    Tidak pernah dihukum penjara atau kurungan berdasarkan putusan pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hukum yang tetap, karena melakukan suatu tindak pidana kejahatan;

·    Tidak pernah diberhentikan dengan hormat tidak atas permintaan sendiri atau tidak dengan hormat sebagai Pegawai Negeri atau diberhentikan tidak dengan hormat sebagai Pegawai Swasta;

·       Tidak berkedudukan sebagai Calon/Pegawai Negeri;

·    Bersedia ditempatkan diseluruh wilayah Republik Indonesia atau Negara lain yang ditentukan Pemerintah;

·      Tidak menjadi anggota/pengurus partai politik.

Catatan :

Bagi yang sebelumnya telah menjadi pengurus dan/atau anggota partai politik harus melampirkan surat pernyataan telah melepaskan keanggotaan dan/atau kepengurusan dari partai politik yang diketahui oleh pengurus partai politik yang bersangkutan.

h.   Bagi yang telah mempunyai pengalaman bekerja melampirkan fotocopy sah surat pengalaman kerja. Khusus bagi tenaga honorer harus melampirkan fotocopy Surat Keputusan pengangkatan sebagai tenaga honorer yang disyahkan oleh Pejabat yang berwenang dan surat keterangan yang menyatakan bahwa yang bersangkutan masih melaksanakan tugasnya pada Instansi Pemerintah serta melampirkan bukti penerimaan gaji dan daftar hadir selama 2 tahun terakhir pada Instansi dimana yang bersangkutan melaksanakan tugas;

i.     Syarat lain yang ditentukan dalam persyaratan jabatan

B.  Pelamar yang memenuhi syarat administrative akan mengikuti ujian penyaringan yang diselenggarakan panitia penyelenggara yang dibentuk oleh Pejabat Pembina Kepegawaian.

C. Pelamar yang dinyatakan lulus ujian penyaringan akan diusulkan ke BKN untuk mendapatkan persetujuan penetapan NIP.

DASAR HUKUM :

1.      Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 Jo. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999

2.      Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004;

3.      Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000;

4.      Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2002 Jo. Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000;

5.      Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003;

6.      Peraturan Pemerintah Nomor 48 Tahun 2005;

7.      Surat Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 11 Tahun 2002.

8.      Peraturan Pemerintah No. 43 Tahun 2007;

9.      Keputusan Kepala BKN No. 13 Tahun 2003.

CARA PENANGANAN DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

1.      Cara Penanganan Dokumen Adminsitrasi Kepegawaian

Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan sebagai berikut :

a.       Menghimpun : Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan                          tersedianya segala keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih belum di klasifikasikan penghimpunannya.

b.      Mencatat : mencatat merupakan kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis            pada  dokumen yang masih dianggap penting agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

c.       Mengolah : mengolah adalah macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan            dengan maksud menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.

d.      Menggandakan : menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai          cara   tertentu sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.

e.       Mengirim : kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat           dan  perantara.

f.        Menyimpan : kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu                    dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat jika diperlukan.

2.      Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

a.       Data Fisik

Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.

b.      Data Digital

Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik.

Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan dalam penyelesaian permasalahan tersebut karena:

1.      Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.

2.      Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat, karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.

3.      Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.

4.      Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan dibangun.

5.      Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible dan kemudahan distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian dari distribusi elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital. Perlindungan hak cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan teknik hidden message (steganografi). Steganografi adalah suatu teknik yang mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data digitalnya. Dengan steganografi dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti identitas seorang pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah suatu cara menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.

SUMBER :

Di Copy Dari :

http://kholilga.blogspot.co.id/2010/11/formasi-dan-jabatan.html

https://sukas.wordpress.com/2010/02/10/formasi-pegawai-negeri-sipil/

http://kaltimbkd.info/index.php/id/brosur-layanan-kepegawaian/225-pengadaan-pegawai http://zakiyahulfaaryani98.blogspot.co.id/2014/10/cara-penanganan-dan-pemeliharaan.html